Näitä varaus- ja peruutusehtoja sovelletaan sekä yritysten, että vähintään 9 henkilön yksityishenkilöiden tilaisuuksissa sekä ryhmän huonekiintiöstä tehtyjä yksittäisten henkilöiden varauksia. Tutustu huolellisesti ehtoihin, niin tiedät sovitut käytännöt.
Ehdot koskevat Hotel Haikko Oy / Kartano & Kylpylähotelli Haikko (jäljempänä hotelli tai Haikko) palveluita. Näitä ehtoja sovelletaan yritysten, yhdistysten ym. tekemiin varauksiin sekä vähintään 9 henkilön yksittäisten henkilöiden tekemiin ryhmävarauksiin. Ryhmävarausehdot koskevat myös ryhmän huonekiintiöstä tehtyjä yksittäisten henkilöiden varauksia, ellei erityistä sopimusta ole laadittu.
Hotellilla on oikeus käyttää näistä ehdoista poikkeavia erityisehtoja, jos erityisehtojen käyttö on perusteltavissa suuren ryhmän tai huonevuorokausimäärän, hotellikohtaisten erityistapahtumien ja juhlapyhien, sesonkivaihteluiden tai majoitukseen liittyvien oheispalvelujen vuoksi. Alihankkijoiden palveluita käytettäessä on voimassa alihankkijoiden sopimusehtoja.
Jos varauksessa on eri huonevuorokausi- ja henkilömääriä, sovelletaan suuremman määrän ehtoja.
| Henkilömäärä / huonevuorokausi | Hlömäärän tai huonevrk vahvistus | Tarjoilut, nimilista, huonejako, aikataulu, ym. toivomukset | Viime hetken muutos vahvistetusta määrästä (huomioidaan laskutuksessa) |
| alle 80 | viimeistään 14 vrk ennen tilaisuuden alkua
| viimeistään 14 vrk ennen tilaisuuden alkua
| -10 % viimeistään 2 arkivrk ennen tilaisuutta |
| 80 – 119 | viimeistään 1kk ennen tilaisuuden alkua
| viimeistään 14 vrk ennen tilaisuuden alkua
| -10 % viimeistään 2 arkivrk ennen tilaisuutta |
120 tai enemmän
| viimeistään 2 kk ennen tilaisuuden alkua | viimeistään 14 vrk ennen tilaisuuden alkua
| - 20 % 1-2kk ennen tilaisuutta (2kk ennen tilaisuutta vahvistetusta määrästä) - 10 % alle 1kk ja viimeistään 2 arkivrk ennen tilaisuutta |
Haikolla on oikeus muuttaa ed. mainittuja ehtoja varauskohtaisesti.
Ryhmävarauksen ed. main. vahvistusajankohtien jälkeen on mahdollista vähentää huonevuorokausien ja tilattujen palveluiden henkilömäärää ed. main. prosentin mukaan ja Haikko huomioi muutoksen myös laskutuksessa, jos siitä on ilmoitettu myyntipalveluumme viimeistään ed. mainitussa ajassa.
Mikäli toteutunut määrä on suurempi kuin vahvistettu määrä, laskutetaan tilaajalta toteutunut määrä.
Tilavaraus on voimassa vahvistetulle henkilömäärälle. Hotellilla on oikeus valita osallistujamäärään sopiva tila. Ilmoitetun henkilömäärän pienentyessä olennaisesti on Haikolla oikeus vaihtaa tila vastaamaan henkilömäärää tai veloittaa lisätilavuokraa sekä neuvotella uudelleen tilaisuuden yksityiskohdista ja kustannuksista.
Ryhmälle voidaan varata huonekiintiö (ryhmän huonemäärä), jolle hotelli ilmoittaa vapautuspäivän varauskohtaisesti. Kiintiön vapautuspäivänä huoneet vapautuvat automaattisesti hotellin huonemyyntiin. Tämän jälkeen huoneen voi varata päivän hinnalla tai yrityksen sopimushinnalla saatavuuden mukaan. Kiintiöstä varatuille yksittäisille huoneille noudatetaan ryhmän sopimus- ja peruutusehtoja ellei erityissopimusta ole tehty.
Kartano & Kylpylähotelli Haikolla on yksinoikeus aterioiden ja juomien tarjoiluun tilaisuudessa. Kaikki hotellin sisä- ja ulkoalueet ovat anniskelualuetta ja omien juomien nauttiminen on Suomen alkoholilain nojalla kielletty.
Varaamme oikeuden ravintolahintojen tarkistukseen yleisen kustannustason noustessa.
Laskutusperusteena käytetään asiakkaan edellä mainittujen ehtojen mukaisesti vahvistamia palveluita. Tuotteet ja palvelut sisältävät kulloinkin voimassa olevan arvonlisäverokannan. Pidätämme oikeuden hinnanmuutoksiin.
Ryhmävarauksista tehdään aina ryhmälasku (= yksi lasku/ryhmä). Jos osallistujat maksavat itse huoneen ja/tai muita Haikon palveluita, tulee maksu suorittaa paikan päällä pankki-, tai luottokortilla tai käteisellä.
Mikäli maksuehdoista ei ole muuta sovittuna maksaa tilaaja paikan päällä pankki-, tai luottokortilla tai käteisellä. Maksun tapahtuessa paikan päällä, tilaaja ilmoittaa ennakkoon hotellille tilaajan luottokorttinumeron sekä kortin voimassaoloajan varausten vahvistamiseksi. Jos varauksen arvo on yli 3000 €, hotelli laskuttaa ennakkoon noin 90 % arvioidusta kokonaissummasta viimeistään 14 vrk ennen tilaisuuden alkua. Loppumaksu maksetaan paikan päällä.
Jos yrityksellä on voimassa oleva laskutussopimus Haikon kanssa, voidaan tilaajalle lähettää lasku jälkikäteen. Laskuun lisätään sopimuskohtainen laskutuslisä. Haikko voi tarvittaessa tehdä koko- tai osaennakkolaskun varauksesta.
Varausta ei voi siirtää kolmannelle osapuolelle ilman Haikon kirjallista hyväksyntää.
Varaajalla on oikeus peruuttaa koko varauksensa ennen tilaisuuden alkua seuraavin ehdoin:
| Henkilömäärä / huonevuorokausi | Veloitus 0 % | Veloitus 50 % | Veloitus 100 % |
| alle 20 | peruutus viimeistään 14 vrk ennen tilaisuuden alkua
| peruutus 7 - 13 vrk ennen tilaisuuden alkua | peruutus alle 7 vrk ennen tilaisuuden alkua |
| 20 – 79 | peruutus viimeistään 30 vrk ennen tilaisuuden alkua
| peruutus 14 - 29 vrk ennen tilaisuuden alkua | peruutus alle 14 vrk ennen tilaisuuden alkua |
80 tai enemmän
| peruutus viimeistään 3 kk ennen tilaisuuden alkua | peruutus viimeistään 1 – 3 kk ennen tilaisuuden alkua | peruutus alle 30 vrk ennen tilaisuuden alkua
|
Jos varauksessa on eri huonevuorokausi- ja henkilömääriä, sovelletaan suuremman määrän ehtoja. Esimerkiksi:
Varaat kokouksen 30:lle kolmeksi päiväksi sekä 30 hotellihuonetta kolmeksi yöksi. -> Osallistujia on 30 ja huonevuorokausia kertyy yhteensä 90, joten peruutusehdot 80 tai enemmän -sarakkeiden mukaisesti.
Kiintiöstä varatuille yksittäisille huoneille noudatetaan ryhmän peruutusehtoja ellei erityissopimusta ole tehty.
Haikko voi milloin hyvänsä lopettaa tai peruuttaa tilaisuuden, mikäli se häiritsee muuta toimintaa tai jos se vaarantaa hotellin maineen tai turvallisuuden. Haikolla on oikeus peruuttaa tai muuttaa varausta lakon, työsulun, tulipalon, palveluihin ja tarvikkeisiin liittyvien merkittävien rajoitusten ja muiden sellaisten olosuhteiden vuoksi, joihin Haikko ei voi vaikuttaa. Niistä aiheutuvia vahinkoja ei korvata.
Tapahtuman peruuttaminen normaaleista varaus- ja peruutusehdoista poiketen on mahdollista, mikäli pandemian tmv. johdosta viranomaisen taholta on olemassa kielto joukkotapahtumien järjestämisestä Kartano & Kylpylähotelli Haikon tiloissa ja alueella. Näissä tilanteissa pyritään ensisijaisesti löytämään uusi ajankohta tapahtumalle.
Asiakas voi peruuttaa tai muuttaa varausta ylivoimaisen esteen (force majeure) vuoksi kuten esim. luonnonkatastrofit, sota, yleislakko (huom. yksittäistä normaalia lakkoa ei tulkita ylivoimaiseksi esteeksi) tai tapauksissa, joissa asiakkaan kanssa tehty sopimus sisältää luettelon erityisistä tapahtumista ja olosuhteista ja luettelossa mainitaan epidemia tmv. tällaisena olosuhteena. Mikäli kyseessä ei ole ylivoimainen este ja peruutus tulee liian myöhään, on Haikolla oikeus peritä hinta sovituista palveluista.
Kun force majour ehtoa ei voida käyttää, noudatamme normaalia peruutusehtoa.
